Până să răspundem la întrebare, hai să ne familirizam un pic cu termenul de PFA și ce reprezinta aceasta formă juridică. PFA-ul este, pe scurt, cea mai simpla modalitate prin care o persoană poate să desfășoare activități economice individuale, fiind suficiente cunoștințele și abilitățile sale personale pentru a-și duce la îndeplinire obiectivele. Bineînțeles, uneori mai are nevoie și de anumite dotări suplimentare (un utilaj, un program software, o licență etc.), însă, în general, ceea ce contează sunt abilitățile titularului PFA-ului.
Această formă de organizare este reglementată de OUG nr. 44/2008, intrată în vigoare de la data de 25.04.2008. Tot în acest act normativ, găsim forme de organizare similare, respectiv Întreprindere Individuală (care este, practic, tot un PFA, cu mici diferențe legate de numărul de coduri CAEN ce pot fi autorizate și/ sau numărul maxim de salariați pe care îi poate avea), sau Întreprinderea Familială, care este forma de organizare indicată atunci când vrei să-ți cooptezi familia în activitatea respectivă.
Să luam cel mai întâlnit exemplu: un PFA fără angajați și neplatitor de TVA. Ce spune legea și ce trebuie să facem?
Odată ce ai înființat firma, ai obligația de a-ți întocmi registre unde să-ți păstrezi evidența afacerii, mai exact – veniturile și cheltuielile aferente activității economice. Îți recomandăm să ai un cont separat de afaceri și să nu amesteci veniturile și cheltuielile firmei cu cele private, pentru că acest lucru va ușura mult întreținerea rapoartelor.
Ce documente sunt necesare pentru contabilitate?
Ca orice entitate legal înregistrată, și PFA-ul trebuie să își organizeze evidența contabilă, care, de regulă, este în partidă simplă. Evident, dacă dorește, PFA-ul poate opta pentru evidența contabilă în partidă dublă, care permite o mai bună cunoaștere în detaliu a situației sale economice, însă poate fi mai complicată și necesită cunoștințe temeinice de contabilitate și fiscalitate.
Contabilitatea în partidă simplă presupune evidențierea încasărilor și a cheltuielilor aferente afacerii, veniturile și cheltuielile fiind recunoscute la data încasării, respectiv plății lor.
Pentru a evidenția operațiunile efectuate în contabilitatea în partidă simplă, sunt necesare următoarele registre contabile:
Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți – mai exact, e vorba de toate veniturile și cheltuielile afacerii tale (în numerar și prin conturi bancare) pentru activitatea desfășurată. În fiecare lună, evidențiezi și însumezi valorile. Trebuie să reții că acest registru include într-adevăr toate tranzacțiile tale de afaceri, inclusiv împrumuturile bancare, sumele primite cu titlu de compensații, sponsorizări, donații, subvenții, rambursări de taxe, penalități și amenzi plătite. Există un model aprobat de autorități cu informațiile pe care trebui să le conțină: data operațiunii, denumirea și numărul documentului justificativ pentru evidență, explicația înregistrării și, bineînțeles, sumele. De obicei, e suficient să folosești ca document justificativ extrasele bancare în care sunt menționate toate veniturile și plățile efectuate, împreună cu facturile emise partenerilor / primite de la parteneri. Pentru tranzacțiile cu numerar, este vorba de chitanțe / bonuri fiscale, însoțite, de asemenea, de facturi.
Registrul-Inventar – ai obligația de a avea în acest raport toate elementele inventariate la sfârșitul anului (mijloace fixe, obiecte de inventar, stocuri, drepturi de încasat, obligații de plată, soldul din contul bancar etc.). Există și un model oficial al acestui registru, în care prima coloană conține data înregistrării, a doua conține fiecare element inventariat sau grup de elemente inventariate, iar a treia, coloana cu valoarea de inventar, reprezintă valoarea inițială a articolului (de ex.: laptop 5 000 lei).
Registrul de Evidență Fiscală – în acest raport îți iei în calcul și deductibilitatea cheltuielilor afacerii tale. Cel mai probabil vei avea unele cheltuieli care nu sunt deloc deductibile și unele cheltuieli care sunt deductibile integral sau parțial. Acest raport conține veniturile impozabile aferente activității economice și cheltuielile deductibile pe care le-ai efectuat pentru a genera acele venituri.
Nu ești sigur ce poți deduce? Avem un articol suplimentar pe acest subiect aici: “Cum să ții contabilitatea ca freelancer, fără Excel și fără contabil”.
Un PFA care are contabilitate în partidă simplă poate să folosească toate formularele prevăzute mai sus sau doar o parte din ele, în funcție de tipul activității desfășurate, cu condiția ca acestea să permita evidențierea tuturor informațiilor necesare pentru a-și îndeplini toate obligațiile legale. Simplu spus, dacă, de exemplu, nu ai niciun obiect de inventar, atunci nu trebuie să păstrezi sau să întocmești acest raport.
Inventarierea pentru contabilitatea în partida simpla trebuie efectuată la începutul activității unui PFA, cel puțin o dată pe an, dar și atunci când activitatea este încetată. Pare complicat, dar nu este, pentru că Fairo face toate aceste lucruri pentru tine. Descarcă gratuit aplicația Fairo.
Și, nu în ultimul rând: contabilitatea în partidă simplă trebuie ținută în limba română și în moneda națională. Dacă ai și venituri și cheltuieli din tranzacții în valută, ar trebui să convertești suma în lei, folosind cursul de schimb de la Banca Națională a României de la data operațiunii.
Chiar dacă sună, poate, plictisitor și dacă necesită timp, există și un lucru bun în păstrarea acestor rapoarte – vei înțelege mai bine cum funcționează afacerea ta de-a lungul timpului și îți va fi mai ușor să creezi declarația unică. În plus, Fairo creează automat pentru tine toate statisticile 😊
Ca orice entitate legal înregistrată, și PFA-ul trebuie să în organizeze evidența contabilă, care, de regulă este în partidă simplă. Evident, dacă dorește, PFA-ul poate opta pentru evidența contabilă în partidă dublă, care permite o mai bună cunoaștere în detaliu a situației sale economice, însă poate fi mai complicată și necesită cunoștințe temeinice de contabilitate și fiscalitate.
Contabilitatea în partidă simplă presupune evidențierea încasărilor și a cheltuielilor aferente afacerii, veniturile și cheltuielile fiind recunoscute la data încasării, respectiv plății lor.
Pentru a evidentia operațiunile efectuate în contabilitatea in partida simpla, sunt necesare următoarele registre contabile:
- Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți – mai exact, e vorba de toate veniturile și cheltuielile afacerii tale (în numerar și prin conturi bancare) pentru activitatea desfășurată. În fiecare lună, evidențiezi și însumezi valorile. Trebuie să reții că acest registru include într-adevăr toate tranzacțiile tale de afaceri, inclusiv împrumuturile bancare, sumele primite cu titlu de compensații, sponsorizări, donații, subvenții, rambursări de taxe, penalități și amenzi plătite. Există un model aprobat de autorități cu informațiile pe care trebui să le conțină: data operațiunii, denumirea și numărul documentului justificativ pentru evidență, explicația înregistrării și, bineînțeles, sumele. De obicei, e suficient să folosești ca document justificativ extrasele bancare în care sunt menționate toate veniturile și plățile efectuate, împreună cu facturile emise partenerilor / primite de la parteneri. Pentru tranzacțiile cu numerar, este vorba de chitanțe / bonuri fiscale, însoțite, de asemenea, de facturi.
- Registrul-Inventar – ai obligația de a avea în acest raport toate elementele inventariate la sfârșitul anului (mijloace fixe, obiecte de inventar, stocuri, drepturi de încasat, obligații de plată, soldul din contul bancar etc.). Există și un model oficial al acestui registru, în care prima coloană conține data înregistrării, a doua conține fiecare element inventariat sau grup de elemente inventariate, iar a treia, coloana cu valoarea de inventar, reprezintă valoarea inițială a articolului (de ex.: laptop 5 000 lei).
- Registrul de Evidență Fiscală – în acest raport îți iei în calcul și deductibilitatea cheltuielilor afacerii tale. Cel mai probabil vei avea unele cheltuieli care nu sunt deloc deductibile și unele cheltuieli care sunt deductibile integral sau parțial. Acest raport conține veniturile impozabile aferente activității economice și cheltuielile deductibile pe care le-ai efectuat pentru a genera acele venituri.
Nu ești sigur ce poți deduce? Avem un articol suplimentar pe acest subiect aici: “Cum să ții contabilitatea ca freelancer, fără Excel și fără contabil”.
Un PFA care are contabilitate în partidă simplă poate să folosească toate formularele prevăzute mai sus sau doar o parte din ele, în funcție de tipul activității desfășurate, cu condiția ca acestea să permita evidențierea tuturor informațiilor necesare pentru a-și îndeplini toate obligațiile legale. Simplu spus, dacă, de exemplu, nu ai niciun obiect de inventar, atunci nu trebuie să păstrezi sau să întocmești acest raport.
Inventarierea pentru contabilitatea în partida simpla trebuie efectuată la începutul activității unui PFA, cel puțin o dată pe an, dar și atunci când activitatea este încetată. Pare complicat, dar nu este, pentru că Fairo face toate aceste lucruri pentru tine. Descarca gratuit aplicația Fairo.
Și, nu în ultimul rând: contabilitatea în partidă simplă trebuie ținută în limba română și în moneda națională. Dacă ai și venituri și cheltuieli din tranzacții în valută, ar trebui să convertești suma în lei, folosind cursul de schimb de la Banca Națională a României de la data operațiunii.
Chiar dacă sună, poate, plictisitor și dacă necesită timp, există și un lucru bun în păstrarea acestor rapoarte – vei înțelege mai bine cum funcționează afacerea ta de-a lungul timpului și îți va fi mai ușor să creezi declarația unică. În plus, Fairo creează automat pentru tine toate statisticile 😊
Bun, după ce avem toate aceste documente, urmează pasul final: să declarăm impozitele către stat prin “Declarația unică”
În cazul PFA-urilor deja existente, trebuie să treci venitul impozabil și cheltuielile deductibile totale realizate în anul anterior și să estimezi veniturile impozabile și cheltuielile deductibile pentru anul în curs – adică să determini, astfel, impozitul pe venit și contribuțiile sociale obligatorii pe care le ai de plătit. Fii fără griji – în curând, cu Fairo, toate aceste informații vor fi completate automat și în timp real. Tu nu va trebui decât să apeși butonul de generare a declarației unice.
La final, un scurt rezumat a celor menționate mai sus:
1. Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți. Vrei să simplifici procesul? Încearcă Fairo, Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți e completat automat de către noi.
2. La final de an, înregistrează în Registrul-Inventar activele, obiectele de inventar, stocul de marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului. Poți face asta simplu și ușor cu Fairo, descarca gratuit aplicația și convinge-te.
3. La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și Plăți și Registrul-Inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră în categoria cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupează-le în funcție de sursa de venit și de categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina etc.), după modelul de mai sus. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-le în Registrul de Evidență Fiscală. Sună complicat? Pe cuvânt că nu e, cu Fairo e chiar foarte simplu. Sumele sunt calculate automat în baza informațiilor înregistrate în contabilitate. Descarcă aplicația și încearcă!
4. Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind venitul total realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul net, la care vei plăti impozit în valoare de 10%. Așa cum bănuiai, Fairo se ocupă și de acest aspect. Cu un singur click, declarația unică este generată și gata să fie depusă la ANAF.
Pentru a-ți ține singur contabilitatea pentru PFA în partidă simplă, dacă nu ești plătitor de TVA și nu ai angajați, ai nevoie de 3 registre contabile: Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul-Inventar și Registrul de Evidență Fiscală.
- Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți. Vrei să simplifici procesul? Încearcă Fairo, Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți e completat automat de către noi.
- La final de an, înregistrează în Registrul-Inventar activele, obiectele de inventar, stocul de marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului. Poți face asta simplu și ușor cu Fairo, descarca gratuit aplicația și convinge-te.
- La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și Plăți și Registrul-Inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră în categoria cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupează-le în funcție de sursa de venit și de categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina etc.), după modelul de mai sus. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-le în Registrul de Evidență Fiscală. Sună complicat? Pe cuvânt că nu e, cu Fairo e chiar foarte simplu. Sumele sunt calculate automat în baza informațiilor înregistrate în contabilitate. Descarcă aplicația și încearcă!
- Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind venitul total realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul net, la care vei plăti impozit în valoare de 10%. Așa cum bănuiai, Fairo se ocupă și de acest aspect. Cu un singur click, declarația unică este generată și gata să fie depusă la ANAF.
