Ce pregătiri trebuie să faci pentru ține pasul cu e-Factura în 2024?

Dacă ești freelancer sau antreprenor român, probabil că unele dintre expresiile pe care le-ai căutat pe Google cel mai des în ultimele luni au fost: „ce este e-Factura?” sau “cine folosește e-factura?” Și te înțelegem: e deja ianuarie simți că bate la ușă unul dintre cele mai grele examene din ultima vreme: emiterea e-Facturilor.

Probabil că știi deja că e-Factura a devenit obligatorie din 2024 pentru toate facturile emise de către sau către persoane juridice. Dar dacă restul cerințelor legale îți par să fie încă în ceață, ne-am gândit să punem cap la cap o listă cu întrebări și răspunsuri, plus pași de urmat, ca să treci de luna ianuarie cu success și în pas cu e-Factura.

Ce este e-Factura?

e-Factura este sistemul național de facturare electronică, implementat de ANAF. Începând cu 2022 și până acum, fusese obligatoriu doar pentru anumite categorii de facturi: pentru cele emise de companiile private în relațiile cu entitățile de stat (B2G), pentru cele aferente bunurilor cu risc fiscal și pentru agențiile de turism care emiteau facturi în baza tichetelor de vacanță. Conform Ministerului Finanțelor, sistemul a fost implementat “…în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale.”

De la 1 ianuarie 2024, însă, e-Factura a devenit obligatorie pentru toate tranzacțiile dintre persoane juridice impozabile pe teritoriul României, adică emise de către o firmă / sau către o firmă având sediul în România.

Conform art. LIX din Legea nr. 296/2023, e-Factura devine obligatorie pentru “operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România (…) – indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România (…), efectuate în relația B2B.”

De exemplu, dacă ai o firmă în România, dar emiți facturi către clienți din străinătate, nu e nevoie să emiți e-Factura pentru acele bunuri sau servicii, pentru că locul prestării serviciilor nu este în România.

Ce presupune faptul că e-Factura e obligatorie pentru toate tranzacțiile derulate între persoanele juridice impozabile situate pe teritoriul României, dacă te numeri printre ele?

–   În primul rând, înseamnă că și tu va trebui să renunți la tabelul din Excel sau la template-uri de factură din Word, dacă le foloseai până acum. Pentru a te alinia cerințelor E-Factura, va trebui să alegi un program de facturare care poate să creeze facturile în formatul cerut de lege pentru e-Factura (XML), dacă nu ai făcut-o deja.

–   În al doilea rând, va trebui să te asiguri că ești deja înregistrat în SPV (Spațiul Privat Virtual) pe baza certificatului digital (a semnăturii electronice), ca să le poți încărca.


Care sunt pașii pentru a crea și transmite e-Factura conform cerințelor cerințelor legale?

1. Mai întâi, creezi factura printr-un program de facturare (îți recomandăm să încerci aplicația Fairo, e super ușor de folosit, și pe mobil, și pe web!) și apoi descarci e-Factura în format XML.

2. Apoi, te conectezi în contul tău din Spațiul Privat Virtual pe baza certificatului digital (semnătura electronică).

3. Accesezi opțiunea “Factura electronică” din meniul SPV, apoi “Trimitere factură”

4. Încarci factura în formal XML (pe care ai pregătit-o la punctul 1).

5. Vei primi un mesaj de la sistemul e-Factura cum că factura a fost primită și un număr de verificare a statusului trimiterii.

6. Dacă mergi în meniu la “Factură electronică”, apoi la submeniul “Răspunsuri factură”, vei putea să vezi dacă factura încărcată a avut erori sau nu (de exemplu, există anumite câmpuri care trebuie trecute pe factură exact în formatul cerut de normele legale, cum ar fi unele unități de măsură).

7. Dacă nu există erori, e-Factura va fi validată – adică ANAF va aplica sigiliul electronic, și o va face disponibilă clientului tău pentru descărcare. Iar tu vei putea să o descarci, la rândul tău, și să s-o păstrezi în evidențele contabile.

 *Apropo, știm că cel mai ușor îți este să spui că emiți “e-Factura”, dar e musai să explicăm faptul că felul corect de a defini ce se întâmplă de la 1 ianuarie 2024 e că vei emite facturi electronice, pe care le vei raporta în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Cu alte cuvinte, e-Factura e sistemul, iar facturile electronice sunt “obiectul muncii”, dar, pentru simplitate în exprimare, o să continuăm să-ți vorbim despre e-Facturi.

Cât de repede trebuie transmise e-Factura prin SPV?

Legea prevede că e-Factura trebuie transmisă în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii ei. Adică mai întâi o creezi prin aplicația de facturare, iar apoi nu trebuie să lași să treacă mai mult de 5 zile lucrătoare până la încărcarea ei în SPV. După verificare, sistemul e-Factura va aplica sigiliu electronic și o va face disponibilă clientului tău pentru descărcare.

Ce faci dacă nu ai încă semnătură electronică?

Pe scurt, îți cumperi una. Pentru că nu vei putea încărca e-Facturile fără să fii deja înscris în SPV pe bază de certificat digital. Așa că, dacă nu ai deja semnătura electronică, va fi nevoie să o cumperi (poți să afli care sunt furnizorii de încredere de pe acest website) și apoi să o înregistrezi în SPV pe fază de CIF/CUI, urmând pașii de aici.

Care sunt riscurile nefolosirii sistemului e-Factura?

Așa cum bănuiești probabil, riscul principal îl reprezintă amenzile. Din păcate, dacă trimiți factura direct către client și nu o trimiți doar prin SPV, folosind semnătura electronică, riști să primești amenzi serioase. În ceea ce ține de când și cum se aplică, există trei termene mari de ținut minte:

  • De la 1 ianuarie 2024, a devenit obligatorie emiterea facturilor în format XML și transmiterea lor doar prin SPV, care le va transmite apoi către client
  • De la 1 aprilie 2024, poate începe aplicarea amenzi pentru nerespectarea prevederilor legale:
    • De la 5.000 la 10.000 de lei pentru marii contribuabili
    • De la 2.500 la 5.000 de lei pentru contribuabilii mijlocii
    • De la 1.000 la 2.500 de lei pentru micii contribuabili, precum și pentru persoanele fizice
  • De la 1 iulie 2024, orice persoană impozabilă pe teritoriul României care primește și înregistrează o factură tradițională, emisă pe hârtie sau prin alte mijloace electronice și care nu a fost transmisă în sistemul e-Factura, se sancționează cu o amendă egală cu TVA-ul înscris pe factură. 

Pot să creez e-Factura cu Fairo?


Bineînțeles! Deja poți să descarci aplicația de mobil și să creezi / salvezi facturile în format XML (e-Factura) sau poți să-ți emiți e-Facturile folosind Fairo Web, fără descărcat de aplicații, doar printr-un simplu log in.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

O altă lecție importantă?
Timpul e cea mai valoroasă monedă de schimb pentru un freelancer. Economisește-l cu aplicația Fairo și rezolvă rapid tot ce ține de emiterea și administrarea facturilor.
Încearcă acum Fairo